Особливості та структура
В теорії управління уявлення про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати сили, зовнішні стосовно організації, з'явилося в кінці 1950-х років. Воно стало важливим внеском системного підходу в науку управління, оскільки підкреслювалась необхідність розглядати організацію як цілісність, що складається з взаємозалежних частин, в свою чергу обплутаних зв'язками із зовнішнім світом. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем завдяки розробці концепції, згідно з якою найбільш підходящий у цій ситуації метод визначається конкретними внутрішніми і зовнішніми чинниками, характеризують організацію та влитися на неї відповідним чином.
Політика як чинник зовнішнього середовища
Політичне та державний устрій суспільства справляє визначальний вплив на розвиток бібліотечної справи. Органи державної жавної влади визначають цілі, завдання та основні параметри розвит ку бібліотек. Сформована в країні система законодавчих та нормативно-правових актів, традиції по відношенню до бібліотек визначають напрямок їх діяльності та перелік послуг, що надаються.
Економіка як фактор зовнішнього середовища
Стан економіки, в умовах якої працює бібліотека, є найбільш очевидним фактором навколишнього середовища, який чомусь недооцінюється більшістю бібліотекознавців. Незважаючи на високий духовний сенс свого існування «^ бібліотека є матеріальним об'єктом, нужденним в надійному фінансовому та матеріально-технічному забезпеченні. Придбання документів, організація їх зберігання та використання, будівництво та експлуатація приміщень, оплата праці персоналу і т.п. вимагають певних витрат.
Населення як фактор зовнішнього середовища
Жителі країни, регіону або окремого населеного пункту є основним чинником зовнішнього середовища, найбільш активно впливає на діяльність бібліотеки. Від кількості населення та його соціально-демографічних характеристик залежить не тільки безпосередній склад користувачів, але і розвиток інших параметрів зовнішнього середовища, що роблять активний вплив на бібліотеку. Адже саме жителі країни в цілому і населеного пункту зокрема визначають політичну структуру суспільства, створюють його економічну базу, розробляють і впроваджують в практику роботи різних галузей, нові технології, виступають як колективні або індивідуальні засновники, користувачі, конкуренти і партнери бібліотек. Саме тому склад населення і демографічна ситуація в суспільстві багатьма фахівцями називаються в якості основного фактора зовнішнього середовища діяльності бібліотек.
Технологія як фактор зовнішнього середовища
Діяльність кожної бібліотеки базується на певній технології, формування якої здійснюється під впливом ряду факторів зовнішнього і внутрішнього середовищ. Вирішальна роль в даному випадку належить технологічному середовищі, навколишнього бібліотеку.
Технологічні нововведення активно впливають в першу чергу на процеси, пов'язані з формуванням інформаційних ресурсів, та організацію обслуговування користувачів. Вся історія розвитку бібліотек - це історія використання в їх діяльності тих технологічних рішень, які набули широкого поширення в суспільному житті.
Бібліотека та інші інформаційно-документні та соціокультурні інститути
Одна з аксіом системного підходу свідчить: всяка система є підсистемою системи вищого порядку - метасістеми. Тому, розглядаючи зовнішнє середовище бібліотеки, важливо встановити, в яку систему більш високого порядку в якості підсистеми входить бібліотека. У такій ролі виступає система документних комунікацій, яка, в свою чергу, є підсистемою більш загальної системи інформаційних комунікацій суспільства.