Структурна характеристика бібліотеки: основні елементи та підсистеми
Будь-яку бібліотеку доцільно розглядати як більш або менш складну систему, що характеризується сукупністю багатосторонніх, досить стійких зв'язків і відносин її складових частин. Похідним від поняття "система" є поняття "структура", яке і служить для відображення властивостей стабільності, стійкості бібліотеки як системи. Структура характеризує взаємозв'язок, взаєморозташування частин будь-якої бібліотеки. Тому для всебічного пізнання бібліотеки необхідно передусім вивчити її внутрішню будову (структуру), тобто встановити, з яких складових частин (елементів, компонентів) бібліотека утворена, які їх якісна специфіка, взаємозв'язки і відносини межпу ними, визначити функції, які виконує кожен елемент в цьому цілому, досліджувати механізм розвитку бібліотеки як цілісності.
Документ
Бібліотека — це певним чином систематизоване (упорядкований) зібрання творів друку та інших небумажних документів. З бурхливим впровадженням в бібліотечну практику нових видів джерел інформації виникла необхідність знайти узагальнюючий термін для їх позначення. Найбільш поширеними серед них стали "книга" і "документ". Твори друку володіють великими перевагами, що дозволяє залучити маси до читання. Проте певними перевагами мають і так звані нетрадиційні носії інформації, і не можна їх протиставляти. З появою нових засобів інформації колишні не втрачають свого значення в сфері людського інформаційного спілкування.
Читач
Бібліотека — це заклад, який організовує використання документальної інформації, необхідної для задоволення різноманітних інформаційних потреб читача. Другий елемент бібліотеки — читач. Кого вважати читачем бібліотеки? Насамперед особа, що регулярно відвідує бібліотеку з метою отримання літератури для читання. Можна виділити кілька типів читачів: власне читач (той, хто вибирає книгу для її прочитання); читач-дослідник; читач, займається самоосвітою, і, нарешті, читач — учасник заходів, що проводяться бібліотекою. В останньому випадку правильніше використовувати термін "користувач" бібліотеки. Об ці терміни не пов'язані з читанням, і не кожен користується бібліотекою відвідує її.
Бібліотекар
Найбільш активним елементом бібліотеки є бібліотекар. Діяльність бібліотекаря (бібліотечного колективу) служить основою взаємодії (з'єднання) всіх елементів бібліотеки, реалізації їх соціального змісту. Бібліотекар володіє таким фундаментальним якістю, як здатність з допомогою інших елементів бібліотеки активно взаємодіяти з читачем, втілюючи собою безперервність функціонування бібліотеки.
Матеріально-технічна база (МТБ)
Взаємодія (єдність) фонду, читачів, бібліотекаря, тобто функціонування бібліотеки, завжди відбувається у певної матеріально-технічної середовищі. МТБ — рівноправний з іншими елементами системи "бібліотека" елемент, і його дослідження, вивчення і розробки у сфері бібліотекознавства взаємопов'язані з іншими науками (архітектура, технічні науки).
Інші елементи бібліотеки
Елементи бібліотеки не статичні, вони історично виробляємо, що виникають у процесі розвитку, ускладнення бібліотеки. Цілі організації і використання бібліотечного фонду, задоволення читацьких потреб привели до необхідності виникнення (створення) довідково-пошукового апарату в картковій, книжкової та електронній формі.
Загальне поняття про функціонування бібліотеки
Ми охарактеризували компонентну структуру бібліотеки, що дає уявлення про склад елементів, їх властивості і взаємодію і розглядає бібліотеку в статиці, визначальну її виробничий, ресурсний та інформаційний потенціали.
Зовнішнє середовище і зворотний зв'язок
Виступаючи як система, процес функціонування бібліотеки включає наступні компоненти (елементи): зовнішнє середовище, інформаційні потреби, процес діяльності, результат діяльності, зворотний зв'язок. Будь-яка бібліотека не існує сама по собі, вона — не автономна система, а складова частина, елемент системи більш високого рівня складності —соціально-економічної системи суспільства, виробництва, науки, культури, освіти, науково-технічної інформації. Ці зовнішні по відношенню до бібліотеки освіти, з якими бібліотека пов'язана мережею комунікацій, складають її середовище, що виступає в якості основи і вихідного пункту функціонування бібліотеки. Зовнішнє середовище, що оточують умови є тим необхідним фоном, на якому при опосередкованій участі якого розгортається функціонування бібліотеки.
Процес діяльності бібліотеки
Функціонування бібліотеки, тобто діяльність по створенню бібліотечних послуг і продукції, являє собою єдиний процес, що включає основну, допоміжну (що забезпечує) і управлінську діяльність. Основна діяльність бібліотеки є процес інформаційного взаємодії. Ми маємо справу з процесом взаємодії між документальним фондом, що містить певну інформацію і служить засобом задоволення певних інформаційних потреб, читачами, які прагнуть задовольнити свої інформаційні потреби, і бібліотекарями, що виступають у якості посередників і організаторів процесу інформаційної взаємодії.
Результат діяльності бібліотеки
Охарактеризовані види бібліотечної діяльності знаходяться у взаємодії, яке реалізується у відповідних процесах, орієнтованих на отримання кінцевих результатів діяльності заданого рівня при встановленому терміні, обсяг, витрати. Елемент "результат діяльності" виступає основним елементом функціонування бібліотеки, оскільки саме він опосередковано відображає суспільний запит на діяльність бібліотеки. Тому від того, наскільки правильно і повно сформована система результатів діяльності бібліотеки, залежить встановлення раціональних співвідношень і взаємозв'язків між її іншими елементами, їх характеристиками. Результати діяльності та їх параметри (номенклатура, обсяг, норматив якості) впливають не тільки на елементи бібліотеки (технологію, виробничу структуру, засоби і методи роботи), а й на елементи і відповідні характеристики управління бібліотекою (чисельність управлінського персоналу, структура управління і т. п.). Тому крім визначення номенклатури результатів діяльності виключно важливо правильно подати їх кількісні значення (обсяги) і якісні характеристики.
Організаційна структура бібліотеки
Сукупність протікають в бібліотеці приватних процесів, що призводять до отримання кінцевих результатів діяльності (надання послуг, випуск і реалізація продукції), являє собою єдиний процес. Саме в цьому процесі відбувається об'єднання співробітників бібліотеки, а його зміст справляє визначальний вплив на організаційну побудову (структуру) бібліотеки і її структурних одиниць (підрозділів).