Особливості та структура
В теорії управління уявлення про значення зовнішнього оточення та необхідність враховувати сили, зовнішні стосовно організації, з'явилося в кінці 1950-х років. Воно стало важливим внеском системного підходу в науку управління, оскільки підкреслювалась необхідність розглядати організацію як цілісність, що складається з взаємозалежних частин, в свою чергу обплутаних зв'язками із зовнішнім світом. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем завдяки розробці концепції, згідно з якою найбільш підходящий у цій ситуації метод визначається конкретними внутрішніми і зовнішніми чинниками, характеризують організацію та влитися на неї відповідним чином.
Сьогоднішні зміни в зовнішньому світі примусили бібліотеки звернути на зовнішнє середовище ще більшу увагу, ніж коли-небудь. Навіть якби політичні та економічні зміни не були настільки значними, середу бібліотекарям все одно довелося б враховувати, оскільки бібліотека як відкрита система залежить від зовнішнього світу у плані інформаційних, матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, запитів користувачів і ряду інших факторів. Співробітники бібліотек зобов'язані вміти виявляти істотні факти в оточенні, які вплинуть на діяльність їх бібліотеки. Більш того, вони повинні виробляти прийнятні способи реагування на зовнішній вплив. У цьому відношенні бібліотеки подібні біологічним організмам.
Відповідно до теорії еволюції Чарльза Дарвіна, що збереглися види вижили тому, що змогли еволюціонувати і пристосуватися до змін середовища. І сучасні бібліотеки змушені пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі, щоб вижити і забезпечити ефективне виконання своїх функцій. Проблема полягає в тому, що навколишній світ великий, і врахувати всі фактори зовнішнього середовища, що впливають на бібліотеку, неможливо. Тому необхідно зосередитися на тих аспектах зовнішнього оточення, від яких вирішальним чином залежить успіх діяльності бібліотеки.
Зовнішня Середа бібліотеки - це сукупність результатів діяльності метасістеми або інших систем, безпосередньо або опосередковано впливають на бібліотеку в цілому або її елементи зокрема і змінюють умови їх функціонування. Будь-який, навіть самий гарний план розвитку бібліотеки може провалитися при негативному впливі зовнішніх факторів. Тому треба постійно стежити за зовнішнім середовищем і враховувати її вплив на діяльність бібліотеки.
Серед фахівців немає єдиної думки щодо переліку факторів зовнішнього середовища, що роблять вирішальний вплив * на діяльність організації. Так, американські вчені Дж. Еванс і Б. Беркман найважливішими серед них вважають незалежні засоби масової інформації та громадські організації, користувачів, конкуренцію, урядів ^, економіку, технологію, демографію. На думку Дж. Белла, зовнішнє середовище організації включає такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові установи, постачальники,